Privacybeleid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens

Het bedrijf Alcyon draagt zorg voor de bescherming van de persoonsgegevens die het verwerkt. In dat opzicht verbindt Alcyon zich ertoe om zich te schikken naar de geldende verordeningen betreffende de verwerking van persoonsgegevens en, in het bijzonder, de verordening (EU) 2016/679 van het Europees parlement en de Raad van 27 april 2016 die in werking is getreden op 25 mei 2018 (ook de algemene verordening gegevensbescherming genoemd).

Het huidige ‘Privacybeleid’ wil beschrijven hoe Alcyon uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt bij het behandelen van uw aanvragen, het doorsturen van uw gegevens via een formulier, het leveren van een dienst van onzentwege of uwentwege, het indienen van uw sollicitatie voor een vacature of gewoon in het kader van onze samenwerking.

Het huidige ‘Privacybeleid’ heeft dus betrekking op de persoonsgegevens van kandidaten voor een vacature, onze klanten, onze leveranciers, onze verschillende partners en andere personen waar we contact mee opnemen in het kader van de ontwikkeling van onze activiteit.

We kunnen ons daarnaast genoodzaakt zien om het huidige Privacybeleid/Vertrouwelijkheidsbeleid te wijzigen. Gelieve deze pagina te bezoeken om eventuele wijzigingen te raadplegen.

1. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

1.1. Klanten

U kunt een gedeelte van onze website offline raadplegen zonder ons uw persoonsgegevens mee te delen. Het is echter wel verplicht om ons een aantal persoonsgegevens mee te delen als u klant wilt worden, bestellingen wilt plaatsen of onze online catalogus wilt raadplegen. Er dient in dergelijke gevallen steeds een klantenfiche met de volgende persoonsgegevens aangemaakt te worden:

Naam en voornaam

Bedrijfsnaam en handelsnaam

Btw-nummer

Facturatieadres en bezorgadres

E-mailadres

Telefoonnummer(s) (en/of faxnummer(s))

Aanvraagnummer

Bestelnummer

Bankgegevens indien u een domiciliëring wilt aangaan

Alle andere persoonsgegevens die u vrijwillig hebt meegedeeld.

Indien een persoon van uw onderneming ons bepaalde gegevens doorgestuurd heeft, kunnen we die gegevens eveneens weerhouden. Indien we andere - persoonsgegevens nodig hebben, zullen we u hierover inlichten.

1.2. Leveranciers/onderaannemers

Indien u leverancier of onderaannemer van Alcyon bent, verzamelen we persoonsgegevens die beperkt zijn en die u ons bezorgd hebt. Alcyon heeft in principe enkel nood aan de gegevens van de contactpersonen die in uw bedrijf instaan voor het beheer en de opvolging van het contract/de contracten die uw bedrijf aan Alcyon binden. We zullen dan ook de volgende gegevens vragen:

Naam en voornaam van de contactpersoon

Bedrijfsnaam en handelsnaam

Btw-nummer

Facturatieadres en bezorgadres

E-mailadres

Telefoonnummer(s) (en/of faxnummer(s))

Alle andere persoonsgegevens die u vrijwillig hebt meegedeeld.

In bepaalde gevallen kunnen we uw bankgegevens vragen om u te betalen indien uw rekening niet op naam van uw bedrijf staat. Indien een persoon van uw onderneming ons bepaalde gegevens doorgestuurd heeft, kunnen we die gegevens eveneens weerhouden. Indien we andere persoonsgegevens nodig hebben, zullen we u hierover inlichten.

1.3. KANDIDATEN VOOR EEN VACATURE:

Indien u zich kandidaat stelt voor een functie bij Alcyon zijn we ertoe genoodzaakt om de volgende gegevens in te zamelen:

Naam en voornaam;

Adres;

Leeftijd/geboortedatum;

INSZ-nummer;

Geslacht;

Foto;

Burgerlijke staat;

Contactgegevens;

Opleiding;

Professionele ervaring;

Immigratiestatus (al dan niet nood aan een arbeidsvergunning);

Nationaliteit/burgerschap/geboorteplaats;

Een kopie van uw rijbewijs en/of paspoort/identiteitskaart;

Mogelijke fiscale gegevens;

Informatie over de achtergrond van de persoon, inclusief raciale of etnische oorsprong, religie of andere gelijkaardige geloofsovertuigingen en - fysieke of mentale gezondheid, inclusief informatie betreffende een handicap;

Inlichtingen over een mogelijke strafrechtelijke veroordeling indien dat vereist is voor de functie waar u voor wilt solliciteren;

Inlichtingen over uw huidige verloning, uw pensioenregeling en uw sociale voordelen;

Informatie over uw interesses en wensen betreffende uw toekomstige baan;

Bijkomende informatie die u aan ons wilt meedelen;

Bijkomende informatie die onze klanten/partners over u kunnen meedelen;

Alle andere persoonsgegevens die u vrijwillig aan ons meegedeeld hebt.

Gelieve er rekening mee te houden dat de bovenstaande lijst met categorieën van persoonsgegevens die we kunnen verzamelen niet uitputtend is.

2. Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

2.1. Klanten/leveranciers/partners

We kunnen persoonsgegevens rechtstreeks via u op twee verschillende manieren ontvangen:

Wanneer u proactief contact met ons opneemt, meestal via telefoon of e-mail;

Via onze contactformulieren die u op de website ingevuld hebt.

Indien nodig en in overeenstemming met de geldende wetten en verordeningen kunnen we bijkomende gegevens over u verschaffen via:

Marktstudies uitgevoerd door derden en analyses van online en offline media (die we zelf of via andere bedrijven kunnen uitvoeren);

Openbare databanken.

2.2. Kandidaten voor een vacature

We verzamelen persoonsgegevens van kandidaten op twee verschillende manieren:

U deelt ons meteen uw persoonsgegevens mee per post of via elektronische weg;

Uw gegevens worden ons meegedeeld via andere bronnen zoals onze klanten, een uitzendkantoor, een derde, een jobsite;

3. Doeleinden en rechtsgronden voor gegevensverwerking

Algemeen genomen worden persoonsgegevens enkel gebruikt om met u te communiceren, bestellingen te verwerken, onze diensten of producten te verbeteren of ontwikkelen en om u reclame en diensten op maat aan te bieden.

We gebruiken uw persoonsgegevens vooral om:

opdrachten uit te voeren die ons via een contract gevraagd zijn of om contact met u op te nemen betreffende onze overeenkomsten. De rechtsgrondslag is uw expliciete akkoord door de ondertekening van het contract en ons rechtmatig belang om een dienst aan te bieden die perfect aan uw vraag beantwoordt of om van uwentwege een dienst te verkrijgen in overeenstemming met onze wensen;

met u te communiceren om uw vragen of aanvragen te beantwoorden onder voorbehoud van uw uitdrukkelijke toestemming;

te beantwoorden aan wettelijke en reglementaire verplichtingen;

u uitnodigingen, promoties en aanbiedingen te verzenden, met name voor netwerkevenementen, bedrijfs- of terreinbezoeken, opleidingen, congressen, lezingen, tentoonstellingen en evenementen van klanten maar ook om u algemene informatie te versturen over de activiteiten die u mogelijk interessant vindt. Die communicatie heeft als rechtsgrondslag uw uitdrukkelijke toestemming. Evenzo, behoudens uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming, kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden die u commerciële communicatie over hun producten en diensten kunnen sturen. U kunt deze direct marketing-communicatie echter op elk moment weigeren door ons hiervan melding te maken of door u uit te schrijven via de link onderaan onze berichten. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is uw uitdrukkelijke toestemming;

de doeltreffendheid van onze vacatures met betrekking tot uw profiel te beoordelen. De rechtsgrondslag is uw uitdrukkelijke toestemming en ons rechtmatig belang om een geschikte kandidaat aan te nemen;

Indien de rechtsgrondslag van de verwerking ons rechtmatig belang is, ziet Alcyon erop toe dat de verwerking zo weinig mogelijk impact heeft op de bescherming van uw privéleven en dat, in alle gevallen, het evenwicht tussen de rechtmatige belangen van Alcyon en zijn partners niet verstoord wordt, net als de eventuele impact op de bescherming van uw privéleven. Indien u ondanks alles bezwaar zou hebben tegen die verwerking van uw gegevens kunt u uw recht op bezwaar uitoefenen.

4. Wat zijn uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens door alcyon en met wie kan u contact opnemen?

U geniet een aantal rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien Alcyon u uitdrukkelijke toestemming vraagt om uw persoonsgegevens te verwerken, kun u nadien uw toestemming op elk moment annuleren.

Dit zijn uw belangrijkste rechten:

Recht op raadpleging van uw persoonsgegevens

U kunt uw persoonsgegevens op elk moment raadplegen. U dient enkel contact met ons op te nemen via het volgende adres: secretariat@alcyonbelux.be of via onze website door ‘AVG’-formulier in te vullen. We bezorgen u vervolgens een zo volledig mogelijk overzicht van uw gegevens.

Recht op rechtzetting van uw gegevens

Het is mogelijk dat de gegevens die we over u bezitten niet meer bijgewerkt of correct zijn. U kunt op elk moment vragen om die gegevens recht te zetten of aan te vullen.

Recht op bezwaar, verwijdering van uw gegevens

Indien u vindt dat uw gegevens op een ongepaste manier gebruikt worden, kunt u ons vragen om uw gegevens uit onze database te verwijderen.

U kunt uw rechten uitoefenen en ons vragen stellen of opmerkingen geven over de huidige verklaring op het adres dat vermeld wordt in het artikel ‘Verwerkingsverantwoordelijke’. We zullen al het mogelijke doen om uw vraag zo snel mogelijk, en steeds binnen een maand, te behandelen (behoudens door de wet toegestane verlengingen).

Gelieve er rekening mee te houden dat we uw aanvraag tot bezwaar niet kunnen verwerken indien we kunnen bewijzen dat er dwingende, gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking van uw gegevens die zwaarder wegen dan uw belangen of indien er een andere reden is om de verdere verwerking van uw persoonsgegevens te rechtvaardigen (bv. wettelijke verplichting, contracten, enz.).

5. De verwerkingsverantwoordelijke van uw gegevens

Overeenkomstig de Belgische wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en de hieruit volgende wijzigingen en overeenkomstig de Europese regelgeving met verordening 2016/679, de algemene verordening gegevensbescherming, AVG genoemd, is de verantwoordelijke voor uw persoonsgegevens:

Alcyon Belux SA – rue le Marais 17 te 4530 Villers-le-Bouillet. Tel.: 0032 4 338 34 90

U kunt contact met ons opnemen via het volgende e-mailadres: secretariat@alcyonbelux.be of via het hierboven vermelde postadres.

We vragen telkens een identiteitsbewijs indien u ons een vraag stelt. Dat kan via een kopie van de voor- en achterkant van uw identiteitskaart of via de vermelding van uw klantnummer of andere gegevens die ervoor zorgen dat we uw identiteit kunnen controleren. We kunnen ook bijkomende gegevens vragen indien we dat noodzakelijk vinden om uw aanvraag te verwerken. Bij raadpleging van de gegevens die we over u bezitten, zullen we u dergelijke raadpleging niet factureren, tenzij uw aanvraag ‘kennelijk ongegrond of buitensporig’ is. In dat geval kunnen we u redelijke administratiekosten aanrekenen zover wettelijk toegestaan is.

Controleorgaan

Het controleorgaan is de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt als volgt contact opnemen met de instantie:

Telefonisch: 0032 2 274 48 00

E-mail: contact@apd-gba.be

Online contactformulier: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact

Per post: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België

Fax: 0032 2 274 48 35

6. Beveiliging

Alcyon heeft verschillende technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen ingevoerd om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te garanderen van de persoonsgegevens die met Alcyon worden uitgewisseld.

Alcyon heeft beveiligingstechnieken ingevoerd om de persoonsgegevens op onze servers te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongepast gebruik, wijzigingen, onrechtmatige of onbedoelde vernietiging en onbedoeld verlies.

Alcyon verbindt zich ertoe om zijn beveiligingsprocedures voortdurend op te volgen en te verbeteren om rekening te houden met nieuwe technologieën of nieuwe risico’s.

Indien u een vermoeden zou hebben van misbruik, verlies of een ongeoorloofde raadpleging van uw persoonsgegevens willen we u vragen om ons onmiddellijk te verwittigen via secretariat@alcyonbelux.be.

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

We delen uw persoonsgegevens met de volgende personen:

onze medewerkers die uw dossier zullen behandelen. Ze hebben enkel toegang tot uw persoonsgegevens voor zover ze een dwingende reden hebben om uw persoonsgegevens te kennen voor de opdracht die hen gevraagd is, ofwel op basis vaneen ‘need-to-know’;

de medewerkers van onze institutionele partners zoals de Waalse bestuursdiensten of elk ander ministerie of overheidsinstantie;

de medewerkers van de fiscale diensten of elke andere openbare instelling indien de wet of elke andere regelgeving vereist dat uw persoonsgegevens meegedeeld worden;

derde dienstverleners die voor ons optreden, met name advocaten, deurwaarders, externe consultants, auditoren, digitale dienstverleners, communicatiebedrijven, enz.

8. Worden uw persoonsgegevens verstrekt aan partijen buiten belgië?

Alcyon verstrekt in principe geen persoonsgegevens aan partijen buiten België.

Indien Alcyon ertoe gedwongen zou worden om uw persoonsgegevens door te geven aan bedrijven buiten de Europese Economische Ruimte worden de standaard contractbepalingen van de Europese Commissie opgelegd aan de bestemmeling indien de bescherming van de persoonsgegevens niet voldoende gegarandeerd is in het land van bestemming.

9. Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard voor zolang noodzakelijk is voor de hierboven vermelde doeleinden.

In principe zullen we uw persoonsgegevens uit onze systemen verwijderen indien we geen contact meer hebben met u of het bedrijf waar u werkt en indien dat bedrijf een zakenrelatie heeft met Alcyon of na het einde van het contract dat uw bedrijf of u gedurende een onafgebroken periode van vijf jaar met Alcyon afgesloten heeft. We kunnen uw persoonsgegevens ook langer bijhouden indien de wet of een verordening ons ertoe dwingt.

De persoonsgegevens van de medewerkers van onze partners of klanten zullen verwijderd worden na een periode van twee jaar nadat we door onze partner geïnformeerd zijn over het feit dat u niet meer voor hen werkt.

Van personen die zich kandidaat hebben gesteld voor een functie bij Alcyon worden de persoonsgegevens van de kandidaat tot maximaal twee jaar na het einde van de selectieprocedure bewaard.

10. Wijzigingen en aanpassingen

We kunnen te gepasten tijde wijzigingen aanbrengen aan het huidige Privacy- en Vertrouwelijkheidsbeleid, vooral om ons aan te passen aan de nieuwe wettelijke voorschriften. Elke wijziging treedt meteen in werking nadat de Privacy- en Vertrouwelijkheidsverklaring bijgewerkt is. Indien er sprake is van een substantiële wijziging, ontvangt u een melding voordat de wijziging in werking treedt of zullen we u de wijziging rechtstreeks versturen. Indien u onze diensten na de effectieve datum van de bijgewerkte Privacy- en Vertrouwelijkheidsverklaring blijft gebruiken, gaan we ervan uit dat u die wijzigingen aanvaardt.

Transportkoelkast